jueves, 7 de mayo de 2015

La indexación automática de documentos

Soluciones digitales on line
Cuando se habla de gestión documenta no sólo nos referimos a la salvaguarda de documentos en una base de datos, en el disco duro del servidor, etc. Hay muchas otras opciones por las que la gestión documental es útil y "la indexación automática" es una de ellas.

Siempre que se explica por primera vez en un cliente lo que es la gestión documental, al final, la lógica deducción del empresario, siempre sale por el mismo sitio con las cuestiones más evidentes y que van enfocadas al trabajo adicional que tendrán que hacer los trabajadores para, en definitiva, <<guardar en digital lo que ya tenemos en papel>>.
Entre otros argumentos de los que el empresario plantea al respecto es: <<Lo que usted me propone es que duplique el trabajo de la administrativa>>.
Cuando el empresario plantea algo así es porque a la gestión que tienen que hacer para introducir los datos en el ERP de las facturas, albaranes, etc., sumamos el hecho evidente, de que hay que  digitalizar el documento, introducir los campos de búsqueda por los que luego se localizarán los documentos, iniciar workflows, etc.
Bien, la gestión documental está preparada para rebatir esto fácilmente y con total confianza en la respuesta ya que tanto desde la gestión documental hacia el ERP del cliente, como al contrario, se pueden utilizar los datos introducidos en uno u otro sitio de modo que solamente se tengan que introducir una vez.

Por tanto, con esto que comento en este post, nos podemos hacer una idea bastante acertada de lo que supone la indexación automática de documentos ya que dicho proceso puede ser totalmente automático y transparente para el usuario. Claro, esto es como todo, cuanto más azucar más dulce y con este pequeño fragmento del refranero español me refiero a que la automatización, el hecho de que el usuario no haga practicamente nada y que todo sea hecho por la gestión documental es posible, claro que es posible, pero hay que pagarlo.

Como siempre, la empresa que esté interesada en sistemas similares, puede ponerse en contacto con nosotros para plantear una conusltoría  personalizada y adaptada a las necesidades y al presupuesto de la empresa en cuestión.

La empresa interesada puede acceder a la pestaña de "Consultoría" y rellenar los datos solicitados o bien rellenar el formulario de contacto para plantear cualquier cuestión.

LA INFORMACION ES MAS VALIOSA QUE EL ORO EN UNA EMPRESA.
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sábado, 11 de abril de 2015

Digitalización certificada de facturas

Soluciones digitales on line
Aunque se implantó hace unos cuantos años, los empresarios de España siempre han sido reticentes a trabajar con documentos digitales con la idea de que el papel es el único documento que vale, lo único que justifica esa transacción comercial de compra-venta... erróneamente.

Como digo, hace años que la Agencia Tributaria implantó un sistema de certificación de facturas de proveedores, las que nos llegan en papel, para poder tener todas las facturas de entrada en la empresa digitalizadas y totalmente legales.
De un tiempo a esta parte se aprecia un creciente interés por este sistema propiciado, principalmente, por la necesidad de ahorrar espacio, de aprovechar al máximo el tiempo del trabajador y de evitar costes innecesarios relativos a pérdidas de documentos, extravíos, llamadas provocadas por esas pérdidas o extravíos, reimpresión, tiempo empleado, etc., etc., etc.

Hoy en día los empresarios ya se fían de este sistema e investigan al respecto los distintos sistemas de certificación para implantar en sus empresas. Los hay muy variados, incluso algunos que además de cobrar por el software de firma, cobran también por cada factura firmada; estos últimos están en decadencia debido a la implementación de la digitalización certificada de facturas en las soluciones de gestión documental del mercado, aunque no en todas.

Los requisitos principales que la Agencia Tributaria exige para una digitalizacón certificada de facturas son tres, a saber:
1.- Imagen de la factura (la digitalización requiere del registro del escaner en el sistema).
2.- Certificado de la Agencia Tributaria (sirve cualquier certificado que la empresa disponga de la AEAT).
3.- Un repositorio homologado por la Agencia Tributaria para la salvaguarda de las facturas certificadas (Algunos gestores documentales están homolagados para este propósito como puede ser Alfresco, Docuware, entre otros).

Una vez las facturas están digitalizadas y certificadas quedan almacenadas en el gestor documental pudiendo hacer modificaciones por mal reconocimiento del OCR, por haber introducido un dato a mano y haberlo hecho mal, etc., mientras que el periodo fiscal está abierto. Cuando el periodo fiscal finaliza, el gestor documental cierra dicho periodo y las facturas quedan selladas, ya no se podrán corregir ni modificar.
 

domingo, 15 de marzo de 2015

El XML, un colaborador eficaz que puede facilitar la indexación en el ERP

Soluciones digitales on line
Todo aquel que se ha enfrentado a una implantación, o desde el proyecto mismo de una gestión documental, antes de la implantación, se ha podido dar cuenta de la importancia de poder compartir los datos que recogemos en la indexación del documento en la gestión documental con el ERP del cliente.

Cuando proyectamos una gestión documental una de las preguntas, evidente de por sí, por parte del cliente es: <<Y ahora: ¿Voy a tener que meter los datos dos veces? Yo necesito que el tiempo se amortice rápido, no que se duplique>>.

Bien, un fichero xml, del nivel que sea, siempre es útil pues una vez indexado el documento en la gestión documental, podemos crear dicho xml con los metadatos necesarios extraídos de los índices de búsqueda que introdujimos a la hora de guardar el documento. Posteriormete, mediante un pequeño script o aprovechando herramientas propias de los sistemas de contabilidad (ERP), si es que estos disponen de ello, podemos hacer que esos metadatos vayan a parar al ERP evitando así que esos datos sean introducidos dos veces.

Ni qué decir tiene que a la inversa también puede ser muy útil, por ejemplo, mediante el sistema de códigos de barras que comentamos en un post anterior.

Gracias a todos. Y ya sabéis que para cualquier duda estoy a vuestra disposición en info@consultoríadocumentalonline.es.
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domingo, 8 de marzo de 2015

Los códigos de barras, un sistema infravalorado

Soluciones digitales on lineImaginemos que queremos digitalizar facturas y albaranes de proveedores, de 200 proveedores distintos, algunos de ellos todavía trabajan con máquinas matriciales o incluso a mano, éstos, por fortuna son los menos.
Además de las facturas y albaranes, añadamos hojas de trabajo, partes de entrega, etc.  Y si importamos o exportamos el DUA, documentos arancelarios, etc. Cual es la conclusión de una empresa que se mueve entre tanto documento: SATURACIÓN DOCUMENTAL.

Hagamos el ejercicio de imaginar algo que puede hacerse realidad, ya lo estamos haciendo. Imaginemos ahora que según se van recibiendo todos los documentos nombrados anteriormente se les va dando entrada en el sistema contable y posteriormente, con un simple copi-paste, generamos una etiqueta adhesiva con un código de barras, que ya no tiene ni el papel de detrás y que está lista para cogerla y pegarla en el documento que acabo de registrar, haciendo esto con todos los documentos que van entrando.

Al final del día, de la semana, tendremos acumulados todos los documentos en una bandeja, o caja, depende del volumen documental, con su código de barras pegado y aunque parezca un kaos de papeles por estar todo mezclado, dejará de serlo y parecerlo cuando empecemos a digitalizar. El código de barra será la guía necesaria para que el sistema de gestión documental reconozca el tipo de documento, acuda a la base de datos del ERP y extraiga todos los campos de indexación necesarios de una forma totalmente transparente para el usuario, rápida y muy, muy ordenada cómoda. El documento quedará indexado en la gestión documental de forma casi automática.
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miércoles, 4 de marzo de 2015

Documentos a su alcance

Se crea en el blog de la consultoría documental on line una sección dedicada a ofrecer documentos que aportan valor a aquellos empresarios y usuarios con inquietudes documentales.
 
Ya saben que toda consulta será respondida por nosotros lo antes posible para conseguir mitigar definitivamente todas aquellas dudas que se puedan tener respecto a la gestión documental y sus muchas facetas y opciones.

domingo, 1 de febrero de 2015

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.

La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP no tienen una organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.

Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.

En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquias, busqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.